Bármilyen banális és unalmas dolog is egy bélyegző – hát még egy cégtábla! – mindkettő miatt könnyen bajba kerülhet. Méghozzá akár sokkal nagyobb bajba is, mint azt gondolná vagy arányosnak érezné. Például simán előfordulhat, hogy egyszer csak törlik a cége adószámát, pedig nem követett el semmit. Vagy egy fontos szerződését megtámadhatják, mert nem figyelt oda, mit bélyegezhet le, és mit nem.

De az is megtörténhet, hogy egy vevője kerül bajba amiatt, mert egy adat hiányzik a számláról, amit Öntől kapott, és ultimátumot kap az adóhatóságtól. Vagy pótoltatja Önnel a hiányzó adatot X napon belül, vagy jönnek a retorziók. Ön persze együtt fog működni, de egy ilyen közjáték nem tesz jót az üzleti kapcsolatoknak.

Mindez persze elkerülhető. Ahhoz, hogy bajba kerüljön, nem is kell túl nagy hibát elkövetnie, de ez fordítva is igaz: ha odafigyel néhány jelentéktelennek tűnő, ámde fontos részletre, nyugodtan alhat. Nézzük, mire kell ügyelnie!

1. Egy laza mozdulattal törlik az adószámát

Ezt akkor olvassa el nagyon figyelmesen, ha a székhelyét még nem jelölte meg cégtáblával. Tegyük fel, az adóhatóság küld egy levelet Önnek, de a postás nem kézbesíti, mert nem találja a cégtáblát. Két sikertelen próbálkozás után visszamegy a levél "ismeretlen helyre költözött" vagy "nem kereste" megjegyzéssel. Erre két adóhatósági alkalmazott hóna alá kapja az aktatáskáját, és elballag az Ön székhelyére. (Reménykedjen benne, hogy ezt meg is teszik, és nem csak beírják a jegyzőkönyvbe, hogy ott jártak, és Önt nem találták, hiszen van izgalmasabb program is, mint megtalálhatatlan cégeket keresni.) Ha találnak ott cégtáblát, akkor Ön megúszta. Ha nem, akkor visszamennek az irodába, befűzik az ánégyest, és meg is fejlécezik: "Adószám felfüggesztése".

Ezek után a dolgok szinte maguktól történnek. A cége adószáma bekerül ebbe az adatbázisba, és ha Ön pár héten belül nem jelentkezik, és nem tudja visszaszerezni az adószámát, akkor game over: törlik. Márpedig jó esélye van rá, hogy ne értesüljön a történtekről, hiszen Ön az adóhatóság számára elérhetetlen. Honnan is tudná, hogy épp felkerült a halállistára?

Ha pedig törölték az adószámát, akkor attól a perctől kezdve az Ön által kiadott számlák érvénytelenek, elszámolhatatlanok, azok áfája visszaigényelhetetlen. Sok-sok kört kell futni, hogy újra dolgozni tudjon, nem kevés pénzébe fog ez kerülni, de ami mindennél jobban fáj: az ügyfelei soha nem fogják Önnek elfelejteni, hogy egy ilyen hiba miatt kellett az adóhivatalba járniuk ellenőrzésre (az érvénytelennek vett számlák miatt).

FIGYELEM! FRISSÍTÉS! 2017 augusztusában tovább szigorodik az eljárás. Részletek itt.

Hogyan tudja mindezt megelőzni?

Nagyon egyszerűen: használjon cégtáblát! Minden vállalkozás köteles a székhelyét cégtáblával megjelölni. A cégtábla méretét és anyagát tekintve különösebb megkötések nincsenek. Egyetlen követelmény, hogy kibírja a természeti erők behatásait – vagyis a laminált A/4-es papírlap nem a legideálisabb megoldás. Célszerű úgy elhelyezni, hogy már az utcáról jól lehessen látni – vagyis társasházban, irodaházban az utcafrontra néző bejárat mellé mindenképpen érdemes kitenni egyet. Ezen célszerű megjelölni, hogy a cég egész pontosan hol is található (melyik emelet, melyik ajtó). Tudja, hogy a postás, meg az aktatáskás emberek odataláljanak.

Ez akkor lehet igazán fontos Önnek, ha a cége székhelye nem ugyanott van, mint ahol egyébként a vevőit fogadja. 

Cégtáblát egyébként a Bélyegző Expressznél is rendelhet, ráadásul elképesztő egyszerűen, nagyjából 2 perc alatt. Direkt készítettünk egy olyan sablont (kettőt is), amely nem túl nagy, nem ormótlan, de már bőven elég nagy ahhoz, hogy Ön a cégtáblával kapcsolatos teendőinek eleget tegyen vele. Ráadásul ez a méret már elég feltűnő is, de nem ormótlan.

Csak kattintson ide, és szerkessze meg 2 tényleg 2 perc alatt. >>> 

2. Hogyan ne keverje bajba az ügyfelét…

Ezt sem mondják el mindenhol, pedig érdemes tudni. Minden hivatalos cégiraton – tehát a szerződéseken és a számlákon is – szerepelnie kell a cég szokásos adatain (cégnév, székhely, adószám) kívül a cégjegyzékszámnak is. Nem kötelező bélyegzővel feltüntetni, de az adatnak ott kell lenni a számlán és a hivatalos okmányokon. Mindegyiken.

Bár a számlák kötelező tartalmi elemeit a 2007. évi CXXVII. törvény 169. § tartalmazza, és ez a törvény valóban nem tesz említést a cégjegyzékszámról, nem példa nélküli, hogy a cégjegyzékszámot számon kérték a kiállított számlán. Ez olyan lehet, mint amikor a cégbélyegző lenyomata kirakós bélyegzővel készült: törvényes, de a gyakorlatban nem javasolja senki, mert számos probléma forrása lehet. Nem jó egy ügyintéző jóindulatától függeni.

Mindenképpen javaslom azoknak, akik új bélyegzőt rendelnek, hogy a cégjegyzékszámot írják rá, mert a többi hivatalos iraton vitán felül kötelező feltüntetni, ráadásul a legkisebb cégbélyegzőn is gond nélkül elfér ez az adat, tehát nem jár plusz költséggel, hogy feltünteti. Olyanról pedig még sosem hallottam, hogy valakit elmarasztaltak volna azért, mert a számlán is megjelenítette a cégjegyzékszámot.

Nézze meg a számlázó programját, be lehet-e állítani rajta a cégjegyzékszámot. És hogy beállította-e. Aztán nézze meg a bélyegzőjét, hogy ezen szerepel-e a cégjegyzékszám. Legalább az egyik helyen szerepeljen! Ellenkező esetben – bár nem gyakori, de nem is kizárt, hogy épp Önnel essen meg – előfordulhat, hogy ügyfele számláiba beleköt az adóhatóság, mert ez az adat hiányzik róla. Oké, tudom, hogy ez az a helyzet, amikor a kákán csomót keresnek, de azért higgye el, messze nem lehetetlen, hogy épp Önnel forduljon elő.

A legjobb forgatókönyv ilyenkor az, hogy a számlán pótolni kell a hiányzó adatot – tehát az ügyfele elég idegesen fel fogja Önt hívni, és megkéri, hogy segítsen neki rendezni ezt az ügyet. Elég kellemetlen egy ilyen közjáték. Főleg, ha az ügyfél nem a szomszéd utcában van (hanem például az ország másik végében).

Ha nem szerepel a bélyegzőn cégjegyzékszám, érdemes pótolnia!

3. Így kell elbukni egy szerződést

Sokan kedvelik az aláírásbélyegzőt – én magam is. Remek ötlet, ha DM kampányokhoz, tömegesen kiküldött levelek végére, képeslapokra inkább ezt nyomja, és nem egész nap csak körmöl. Külön előnye, hogy nem is feltétlen kell, hogy Ön szignálja a leveleket, hiszen megteheti ezt bárki, akire rábízza az aláírásbélyegzőt.

És akkor itt rögtön két fontos figyelmeztetés!

1. A legfontosabb szabály, hogy aláírásbélyegzővel csak olyan iratot pecsételjen le, amiről elég, ha Ön elismeri, hogy eredeti. Az aláírásbélyegző ugyanis NEM hitelesítő eszköz, NEM egyenértékű az Ön aláírásával! Ha aláírásbélyegzővel köt meg egy szerződést, amit később a partnere bármilyen okból megtámad, az a szerződés valóban érvénytelen lesz. Itt azért halkan hozzáteszem, hogy ha a partner egyébként aláírta a szerződést, attól az még rá nézve kötelező lesz, de vannak olyan helyzetek, amikor Önnek sok kellemetlenséget okoz, ha egy szerződés az Ön részéről nincs érvényesítve.

Szóval aláírásbélyegzővel SOHA nem szerződünk!

2. Azért azt jól nézze meg, kire bíz egy ilyen pecsétet. Mert bár az aláírásbélyegző lenyomata nem pótolja az Ön aláírását, érvényesen szerződni nem lehet vele, azért kellemetlen helyzetbe kerülni elég könnyű. Nyilván Önnek se hiányzik, hogy bíróságon kelljen megmagyaráznia, hogyan került az aláírása egy lopott autó adásvételi szerződésére az "eladó" mezőbe.

Praktikus dolog az aláírásbélyegző, de kezelje legalább olyan körültekintéssel, mint a bankkártyáját.

Egyébként Önnek van már?