Nem először beszélek erről, de nem lehet elégszer, ezért újból szentelek néhány gondolatot ennek a témának. Vannak, akik azért használnak bélyegzőt, mert azt hiszik, hogy a vállalkozásuk ettől legitim, a hivatalos papírjaik ettől hivatalosak. A bélyegzőkészítők óriási szerencséje, hogy ezek az emberek sokan vannak. Ugyanis a valóságban a bélyegzőnek — hacsak Ön külön úgy nem rendelkezik erről a megfelelő hivatalos helyeken — vajmi kevés köze van ahhoz, hogy az Ön számlái, dokumentumai hivatalosak-e.

Az a fogalom is csak a megrendelők fejében létezik, hogy "hivatalos bélyegző". Nincs ilyen. Minden bélyegző hivatalos, amit hivatalos célra használnak fel, de önmagában egy bélyegző sem hitelesítő eszköz.

Na de miért árulja el ezt Önnek egy bélyegzőkészítő? És mire jó akkor egyáltalán a bélyegző?

Tegyünk rendet a fogalmak körül!

Nem a bélyegző hivatalos, hanem az az okmány hivatalos, amit Ön hitelesíteni fog. Vagy bélyegzővel vagy anélkül. Hogy melyik módszert kell alkalmaznia, azt a törvény nem úgy szabályozza, ahogy azt a legtöbben gondolják, de azért szabályozza. Vagyis nem a pecsétes papír a hivatalos, hanem az a papír hivatalos, amit Ön a vállalkozása aláírási címpéldányában rögzített kritériumoknak megfelelően hitelesít.

Röviden és magyarul ez annyit jelent, hogy ha az aláírási címpéldány szerint Ön a cégét az aláírásával jegyzi, vagyis az aláírási címpéldány végére Ön csak az aláírását tette oda, bélyegzőlenyomatot nem, akkor senki a világon nem követelheti meg Öntől, hogy bélyegzővel hitelesítse az okmányait. Se vásárló, se hatóság — senki.

Vagyis, ha az aláírási címpéldányban erről másképp nem rendelkezik, akkor az Ön által kibocsátott számlák, az Ön által aláírt szerződések bélyegző lenyomat nélkül is érvényesek. Más kérdés, hogy hazánk történelmi fejlődése során volt néhány jelentős nyomot hagyó évtized, amikor kialakult a pecsétes papír kultusza. Lám, minden fejben dől el, és a rendszerek utoljára a fejekben buknak meg: egy pecsétes papírral máig könnyebb hivatalos ügyet intézni, mint egy sima aláírt lappal. Azért szerencsére azok az idők már elmúltak, amikor bélyegzőt csak pecsétes papírral lehetett rendelni — az első bélyegző megrendelése kicsit macerás volt.

FIGYELEM! A fentiek nem azt jelentik, hogy a hivatalos okmányokon nem kell szerepeltetni az Ön cégének az adatait. Ha elolvassa az aláírási címpéldányt, látni is fogja, hogy a szöveg a következőt mondja: "a céget akként jegyzem, hogy a társaság kézzel vagy géppel előírt, előnyomott vagy előnyomtatott cégneve (rövidített cégneve) alá nevemet önállóan írom az alábbiak szerint".

Vagyis a cégadatokat szerepeltetni kell a hivatalos dokumentumokon. Ön ezt megteheti kézírással — a kockás papír is érvényes, ha minden formai követelménynek megfelel, vagyis minden adat és aláírás szerepel rajta —, használhat írógépet (aki még emlékszik rá, milyen is az), használhat nyomtatóval vagy nyomdában készített cégpapírt, és természetesen használhat bélyegzőt is.

A hivatalos cégpapírokon — azaz a szerződéseken, számlákon is — kötelező feltüntetni a vállalkozás nevét, székhelyét, adószámát, cégjegyzékszámát, egyéni vállalkozásoknál a vállalkozói igazolvány számát, őstermelőknél az őstermelői igazolvány számát. Ettől lesz az okmány hivatalos, meg attól, hogy az arra jogosult aláírja. Mindegy, mivel tünteti fel ezeket az adatokat, de ezeknek az adatoknak szerepelniük kell a hivatalos okmányokon.

Minden számlázóprogram feltünteti ezeket a cégadatokat, éppen ezért minden olyan gépi számla, amely ezeket például a fejlécben tartalmazza, és amely számlát Ön aláírt — ha Ön aláírásra jogosult —, érvényes. Bélyegző lenyomat nélkül is! Az más kérdés, hogy nem biztos, hogy az APEH valamennyi munkatársa azonnal és vita nélkül egyet fog ebben érteni Önnel vagy az ügyfelével, aki ezt a számlát el szeretné számolni, de a törvény ezt mondja.

Vannak, akik ismerik a törvényt, de szeretik megelőzni az ilyen vitás helyzeteket, ezért készíttetnek bélyegzőt. Szerencsére ők is sokan vannak.

Vannak olyanok is, akik ismerik a törvényt, nem félnek a vitás helyzetektől, de praktikusnak találják a bélyegzőt, mert vannak helyzetek, amikor egy bélyegzővel sok időt meg lehet takarítani. Ha már kért számlát olyan helyen, ahol kézi számlatömbbe írnak, Ön is tudja, mire gondolok. És olyanok is vannak, akik szeretik, ha jól néz ki egy céges irat, és szerintük az a – szépen megszerkesztett – bélyegzőlenyomat miatt is szép.

Szerencsére ők is sokan vannak.

Aztán vannak, akik belső szabályzatokat hoznak egy cég életben, és bizonyos jogosultságokhoz — áruátvétel, könyvelés — csak bélyegzővel hitelesített papírokat fogadnak el, mert a cégen belül ezeket a pecséteket olyanoknak adták ki, akikben megbíznak, és így első ránézésre eldönthető, hogy az adott papírt a könyvelő pecsételte le a saját, külön megjelölt bélyegzőjével, vagy a beszerző munkatárs.

Szerencsére ők is sokan vannak.

Éppen ezért nincs abban semmi furcsa, ha egy bélyegzőkészítő újra meg újra azt mondja Önnek: nem a bélyegző hitelesít, hanem az aláírás. Csak elsőre furcsán hangzik.

Horváth Attila

Bélyegző Expressz
Minőségi bélyegzők, expressz gyorsasággal, garanciával!
1163 Budapest, Cziráki utca 26-32., Főépület, 1. emelet 115.

Telefon: 06 (1) 411 1212
Telefax: 06 (1) 411 1313
Nyitva tartás: (munkanapokon) 10 és 17 óra között

​www.belyegzoexpressz.hu