Ha a cége jó terméket forgalmaz, jó a marketingje, sok vevője van, még az árképzést is aprólékosan megtervezte, a kiszolgálás kiváló, szeretik a vevői, jól áll a versenytársakkal folytatott küzdelemben, akkor nyugodtan hátradőlhet, az Ön cége valószínűleg sikeres lesz…

… ha a vevői ki is fizetik a számlájukat.

Ha nem, akkor Ön nagyobb bajba kerülhet, mint az, aki nem adott el semmit (és még ügyfelei sincsenek).

A legnyereségesebb cég is el tud adósodni, ha a partnerei nem fizetnek.

Mit tehet, hogy ne tartozzanak a cégének, ha pedig ezt nem sikerült megelőznie, hogyan oldhatja meg az ilyen helyzeteket?

Persze nem csak csődveszélyes helyzetek léteznek, az is előfordulhat, hogy a cég anyagi ügyei globálisan rendben vannak, de van egy-két (hár'-négy) bosszantó kintlévőség, amely ugyan ütőeret nem vág a cégén, de ne feledje, több kisebb tartozás már lehet jelentős. Ha pedig kevés is van – de van -, azzal is törődni kell, ez feladatot ad a könyvelőnek – szóval jobb a gondot megszüntetni, mint kezelni.

Kezdjük a megelőzéssel!

Tudja, a megfelelő vitamin rendszeres szedésével megelőzhetjük az olyan bajokat, amelyek lázzal járnak, és amelyek megszüntetéséhez keserű pirulákat kell nyelegetni.

Egy-két preventív ötlet.

1. Egy korábbi cikkel kapcsolatban írt hozzászólásában hűséges olvasónk, Juhász Attila, a Juhász Munkaruha tulajdonosa megpendítette már ezt a témát azzal, hogy elmesélt egy igen hatékony és szellemes preventív módszert.

Attila a következőt írta:

"Biztos Ti még sosem találkoztatok azzal a nagyarcú “régi motoros” vállalkozóval, aki nagy hangon azzal kezdi az ármegbeszélést, hogy reméli, a 30 napos fizetés az nem gond nálunk, mert hogy ő csak “komoly” cégekkel dolgozik.

Ilyenkor szemrebbenés nélkül mondjuk, hogy persze, ez semmi gondot nem okoz – de nyilván neki sem, ha faktorálni fogom a számlát – mert én is csak komoly cégekkel dolgozom!"

Az ötlet magáért beszél, ráadásul a fizetési problémák megelőzésén kívül rögtön kezeli a "nagypályás" ügyfelet is.

2. Ne adjon boldog-boldogtalannak átutalásos számlát!

Az első vásárlás lehetőleg legyen készpénzes. Sőt, az első nagyobb összegű vásárlás legyen készépnzes – ebből megtudhatja, valóban fizetőképes-e a partner.

Sok cégnek a készpénz kezelése kicsit bonyolultabb lenne. Ők általában tényleg fizetni akarnak, csak az ügymenet egyszerűbb, ha Ön átutalást tud adni. Ha biztos benne, hogy ez igaz – például Ön vagy ismerőse már szállított a cégnek, az megbízhatónak bizonyult, és ez nem volt túl régen -, akkor bátran adhat átutalásos számlát.

Fontos, hogy ne tűnjön bizalmatlannak – ez nem tesz jót az eladásnak, és nem is az a cél, hogy ne bízzon az ügyfeleiben. Mindenkinek meg kell értenie – és komoly cégek ezzel tisztában is vannak -, hogy az átutalás olyan bizalmi kapcsolatot feltételez, amelyhez a két cégnek szüksége van némi közös múltra.

3. Ha nincsenek referenciái a cégről, ellenőrizze, hogy valóban létező vállalkozás-e, mikor jegyezték be, nem áll-e felszámolás alatt. Számos fizetős és ingyenes adatbázis áll rendelkezésére, nem kell utánajárnia, elég, ha megnyit egy online adatbázist. Egy kis kutatómunka százezreket érhet Önnek.

Íme egy a sok közül – ez például ingyenes. (Köszönet Bosnyák Gábornak a linkért!)

4. Nagyobb cégeknek – bankoknak, biztosítóknak, áruházláncoknak – többnyire nyugodtan adhat átutalást. Velük csak arra vigyázzon, hogy sokan közülük szeretnek irreális fizetési határidőket kérni, és ha Ön nem kívánja azt mosolyogva megadni, szeretnek arra hivatkozni, hogy Önön kívül más vállalkozások is vannak ám a piacon.

Ne feledje: mindegy, hogy azért nincs pénze, mert késnek a fizetéssel, vagy azért, mert Ön engedte meg, hogy sokára fizessenek. Ha a kisebb cégektől megköveteli, hogy reális időn belül fizessenek, akkor a tőkeerős nagyvállalatok is nyugodtan utalhatnak ésszerű határidőn belül. Akinek nem tetszik, tartozzon a konkurenciának!

A kevésbé ismert cégeket inkább óvatosan és udvariasan beszélje rá a készpénzes fizetésre. Ha már-már ésszerűtlen érvekkel zárkóznak el, ne kockáztasson, inkább legyen az üzlet másé, vagy javasoljon előlegszámlát és előre utalást.

Építőipari cégeknél – elnézést az iparág becsületes szereplőitől – egy ideje ezt alkalmazom. Egyszer egy ilyen vállalkozás – máskülönben lakóparkokat kiviteleznek – egy fél négyzetméter lakás árával tartozott hónapokig, és csak azért volt szerencsém hozzájutni a pénzemhez, mert újból bélyegzőre volt szükségük, és a grafika nálam volt elmentve – tehát hozzám kellett fordulniuk. Én pedig addig nem voltam hajlandó készpénzért sem szállítani, amíg ki nem fizették a számlatartozásukat.

A tartozás oka nem pénzhiány volt, hanem az, hogy megszokták, hogy bizonyos összeg alatt nem fontos rendezni a számlákat. Akinek nagyon kell a pénze, majd sikít, a többi talált pénz. Azóta óvatosan kezelem ezt az iparágat – még egyszer elnézést kérek a becsületes vállalkozóktól, tudom, hogy ők vannak többségben!

5. Ha ügyfelei többsége igénylik a halasztott fizetést, akkor célszerű – mint Juhász Attila is írta – a faktorálást választania. Mivel nem vagyok pénzügyi szakember, ostobaságot pedig nem szeretnék mondani, elsősorban a Wikipédia vonatkozó fejezetét ajánlom figyelmébe.

6. Ha úgy dönt, hogy átutalást ad, javaslom, a számlán ne csak azt tüntesse fel, hogy késedelmes fizetés esetén hány százalék kamatot számít fel (azért ezt is írja oda, meg azt is, hogy amíg ki nem fizették, az áru az Ön cége tulajdonát képezi). Ennél jóval eredményesebb tud lenni, ha mindezen túl még egy jó feltűnő színű bélyegzőlenyomat is hirdeti, hogy kintlévőségeit az X.Y. Kft. kezeli. (Ehhez persze Önnek valóban szerződést kell kötnie az adott céggel.) A German Factor Kft.-ről – nem rokonom – több megbízható forrásból kaptam referenciát, érdemes lehet velük konzultálnia. De természetesen több cég is van a piacon.

Szóval, ha van, aki behajtsa a követeléseit – hadd hajoljon magam felé a kezem -, ezt egy jó nagy bélyegzőlenyomattal is hirdesse a számlán. Tényleg eredményes.

(Lábjegyzet: ne sértse meg azokat, akik fegyelmezetten fizetnek, hogy ilyen bélyegzőlenyomatot tesz a számlájukra. Ezt tartogassa a döcögősebben fizetőknek.)

Mit tegyen tehát, ha baj van?

Azaz: mi a teendő, ha Ön kiadta az árut, a fizetési határidő lejárt, de a vevő nem fizetett?

Először kérdezzen rá kedvesen, udvariasan. Sokszor egész egyszerű adminisztratív hibák állnak a dolog mögött, néha csak elkeveredett egy papír. Ilyenkor a finom, udvarias jelzés még erősítheti is a kapcsolatot a partner céggel. Ne féljen rákérdezni a problémára, de ne kezdje rögtön magas céről.

Ha ígéretet kap – hihető ígéretet – arra, hogy a tartozást rendezik, mindenképpen fixáljon egy határidőt – ne túl hosszút, sőt, igen rövidet -, amelyen belül meg kell érkezni az utalásnak. Így Ön eleget is tett minden udvariassági kötelezettségének, és a továbbiakban többet nem kell beszélgetnie a nem fizető vevővel. Ha megérkezik az utalás, akkor azért, ha nem, akkor azért.

Ha így sem érkezne meg az összeg, akkor jön a törvény. És hogy a törvény és az eredményesség ne kerüljék el egymást, fontos lesz, hogy Ön hogyan koreografálja meg a folyamatokat.

Lehetséges hibák:

1. Újból felhívja a tartozót, és egyezkedni kezdenek egy másik időpontról.

Ne tegye! Ha ő nem tartotta fontosnak sem azt, hogy fizessen, sem azt, hogy jelezze, miért nem tud utalni, ez a beszélgetés úgysem lesz eredményes, de Ön pozíciót veszít.

2. Újból felhívja a tartozót, és fenyegetni kezdi.

Ez sem jó politika. A tartozó pontosan tudja, hogy Önnek nem lesz elég ideje és törvényes eszköze arra, hogy rövid időn belül behajtsa a követelését. Ha Ön nem drogot árul, akkor a személye nem lesz elég meggyőző ahhoz, hogy egy fenyegetés hatására partnere a pénztárhoz fáradjon. Az üres fenyegetéssel csak nevetségessé teszi magát, és amikor kiderül, hogy nem váltja be vérmes ígéreteit, az adós csak még inkább nyeregben érzi magát.

3. Küld néhány meggyőző testalkatú embert, akik elbeszélgetnek az adóssal.

Ez jól hangzik, és az esetek döntő többségében – valljuk be – megfelelne az igazságérzetünknek, de az a baj, hogy nem törvényes, és Ön többet árthat vele saját magának, mint gondolná. Ne a pénzt verje ki a vevőjéből, hanem ezt a gondolatot a fejéből. Bár együtt érzek Önnel, mivel kilátástalannak tűnő helyzetben én is eljátszottam már a gondolattal, be kellett látnom, hogy nem működik.

Mit tehet?

Először is küldhet egy fizetési felszólítást. Ezt mindenképp iktatott ajánlott levélben küldje, különben nem ér semmit.

Az ilyen levelek borítékjára én szoktam tenni egy pecsétet – igen, jól gondolja, akkorát, hogy lelóg a borítékról – azzal a felirattal, hogy "FIZETÉSI FELSZÓLÍTÁS – 30 NAPNÁL RÉGEBBEN LEJÁRT SZÁMLA!!!" Az a jó, ha sokan látják, amikor a címzett átveszi. Általában mellékelek hozzá egy számlát a postaköltségről is, de ez a számla már utánvétes. Nem a postával küldöm ki, mert akkor a vevő esetleg nem venné át, és akkor az utánvét költsége engem terhelne, hanem a felszólítólevéllel együtt a futárszolgálatunk viszi, akitől – a pénz ellenében – az átvétel írásbeli elismerése mellett veszi át a T. Adós.

Ha nem utalják az összeget, ezt a mutatványt 8 naponta megismétlem. Ennek az a következménye, hogy az adósnak elkezd sokba kerülni, hogy tartozik, hiszen már az értesítésekért is fizet.

A legritkább esetben fordul elő, hogy azok, akik mindig annak fizetnek, aki reklamál, a többiek pénzét pedig a válallkozásukban forgatják, a második figyelmeztető levél után ne fizessenek. Ők ugyanis azok, akik azért forgatják a más pénzét, mert megéri nekik. Mivel így már nem éri meg, keresnek másik beszállítót, akinek tartozhatnak.

Ha viszont mégsem érkezne meg a pénz, 60 napot meghaladó tarozás után érdemes ügyvédhez fordulni. Úgy tudom egyébként, hogy már 15 nappal a számla lejárta után is van jogalapja az ügyvédi beavatkozásnak, de mivel tapasztalataim szerint egy-két hetes tartozásra még nem érdemes ágyúval lőni – maximum pedagógiai okokból -, javaslom, először az olcsóbb és finomabb módszereket alkalmazza.

Ha viszont 60 napja lejárt a számla, ám Ön mégsem kapta meg a pénzét, célszerű ügyvédre bízni a levelezést. A legelvetemültebb tartozók is komolyan veszik azt, amit egy ügyvéd ír, míg ha Ön telefonál, csak legyintenek.

Ha pedig az ügyvéd által küldött levél sem segít, akkor indul a végrehajtási eljárás, amit az ügyvéd – természetesen további tiszteletdíjért – el is végez. Ez időbe telik, és nem mindig hozza meg a várt eredményt, de ha nincs nagy pechje, és ha nem egy rutinos fantomcéggel harcol, pénzéhez juthat.

Ha nem egyedi esettel áll szemben, hanem viszonylag sűrűn fordul elő, hogy hosszú ideig tartoznak Önnek, költséghatékonyabb, ha kintlévőség kezelő céggel szerződik. Nézzen körül jól, sokan vannak, de nem mindenki dolgozik eredményesen.

Egyszer láttam egy szórólapot egy kintlévőség kezelő cégtől. Ezen az állt, hogy:

"A behajtás hatékonysága érdekében cégünk törvényes módszereket NEM alkalmaz."

Elég merész, és nem is merném rájuk bízni a cégem kintlévőségeit, de elég jópofa dolog lenne, ha egy fizetési felszólító levél mellé odatűzné az ember ezt a szórólapot, meg egy üzenetet, hogy "na, ez a cég látogatja az adósainkat".

(Egy ötlet a gonoszabbaknak: gyártson egy ilyen szórólapot, és tűzze a felszólító levél mellé.)

Ebben a cikkben még nem esett szó róla, de fontosnak tartom leszögezni, hogy a pár napos véletlen késedelmeket sosem szoktam – és nem is tartom helyesnek – ilyen drasztikusan kezelni.

Szeretem az ügyfeleimet, és tudom, hogy előfordulnak az életben nem várt fordulatok. Ha ilyenkor jelez a partnerem, mindig tudjuk kezelni a helyzetet. Tudom, hogy vannak betegségek, családi események, van, hogy épp a vevőmnek tartoznak. Ilyenkor megbeszéljük, mi az az ésszerű és tartható határidő, amely mindkettőnk számára megfelelő lehet. Azonban ehhez már mindenkinek tartania kell magát.

Önnek is azt javaslom, hogy kezelje szigorúan az arcátlanul nem fizetőket, hogy megengedőbb lehessen azokkal, akik önhibájukon kívül nem tudnak határidőre fizetni.

Velük – erejéhez mérten – legyen humánus, de vigyázzon, az Ön hősi halála nem segít rajtuk. Húzzon ésszerű határokat. Nem mehet tönkre a cége azért, mert mindenkivel szemben együttérző. Ha pedig ezzel valaki visszaél, annak ne adjon újabb esélyt.

Végezetül egy fontos kérdés: mit tegyen azokkal, akik sokáig – arcátlanul – tartoztak, de végül fizettek?

A saját stratégiámat javaslom Önnek is. Én meg szoktam kérni őket, hogy fáradjanak át a konkurenciához, és a további megrendeléseik értékével neki tartozzanak.

Mi a jó ügyfeleket akarjuk megtartani.

Ön hogyan kezeli a notórius tartozókat? Írja meg a hozzászólásokban!

Jó ügyfeleket kívánok!

Horváth Attila

Bélyegző Expressz
Minőségi bélyegzők, expressz gyorsasággal, garanciával!
1163 Budapest, Cziráki utca 26-32., Főépület, 1. emelet 115.

Telefon: 06 (1) 411 1212
Telefax: 06 (1) 411 1313
Nyitva tartás: (munkanapokon) 10 és 17 óra között

​www.belyegzoexpressz.hu