Ha az Ön vállalkozásánál Önön kívül más is jogosult bélyegzőhasználatra, ha más is hozzáférhet a cégbélyegzőhöz, jól teszi, ha odafigyel a részletekre.

Hogyan gondoskodhat arról, hogy mindenki a legnagyobb körültekintéssel használja a bélyegzőket?

Mit tehet annak érdekében, hogy — soha ne történjen meg, de ha mégis — egy visszaélés esetén kétséget kizáróan bizonyítani tudja, ki a felelős?

Tudom, ez kicsit bürokratikusnak tűnhet, mégis azt hiszem, hogy aki már megégette magát, tudja, hogy a legjobb, ha a felelősséggel járó dolgok nagyon kocka alakúak egy cégnél. Azok is egyet fognak érteni velem, akik még soha nem kerültek bajba, de szeretnek nyugodtan aludni.

Mint korábban már annyiszor elmondtam, az iratokat mindenekelőtt az aláírásra jogosultak aláírása hitelesíti, és ha netán visszaélés történne, egy írásszakértő viszonylag könnyen tisztázhatja Önt. Ám lehet, hogy Ön nem szereti a váratlan helyzeteket, és eleve szeretne elkerülni minden kellemetlen meglepetést, ezért érdekelheti egy olyan roppant egyszerű — ráadásul teljesen ingyenes — megoldás, amellyel könnyen elérheti, hogy

• mindenki nagyon vigyázzon arra a bélyegzőre, amit Ön rábízott;
• senkinek ne jusson eszébe az Ön nevében valami kóbor számlatömbből másnak fiktív számlát kiállítani, munkáltatói igazolást írni egy hitelkérelemhez stb.

Az első lépés, hogy töltse le (egér jobb klikk, mentés másként) az alábbi bélyegző nyilvántartó lapot:

belyegzo_nyilvantarto_lap

Majd nyomtassa ki, és minden munkatársával, aki bélyegzőt használ, vetesse át azt a bélyegzőt, amiért ő felel. Erről a bélyegzőről készítsen lenyomatot a bélyegző nyilvántartó lapon.

FIGYELEM! Ha több munkatársa is jogosult pl. számlát kiállítani vagy azonos szövegű bélyegzőt kezelni, adjon nekik saját bélyegzőt, és mindegyiket lássa el egyedi jelzésekkel, például sorszámmal. Nem elég, ha különböző színűek a lenyomatok — bár nem árt, mert így már messziről látja, ki hitelesítette az adott okmányt —, mert a festékpárnát kicserélni csupán egy mozdulat. Önnek az kell, hogy bármi történik, tudja, kinek a bélyegzőjét használták. Tehát célszerű mindenkinek saját bélyegzőt adni, egyedi azonosítóval.

Minden bélyegzőhöz nyomtasson külön nyilvántartó lapot, akkor is, ha egy munkatársa több bélyegzőt is használ. Ezeket a lapokat célszerű a munkaszerződésekkel együtt tárolni. (Így mindig tudni fogja, kié hol van.)

Ezek szerint most azt javaslom Önnek, hogy legyen bizalmatlan a munkatársaival szemben?

Véletlenül sem! Nagyon kicsi az esélye annak, hogy a munkatársai közül bárki is tisztességtelen akarna lenni. De nem árt, ha vigyáznak a bélyegzőjükre, ugyanis egy kóbor pecséttel elég sok galibát lehet okozni. Higgye el, hogy pusztán azzal, hogy mindenkivel átveteti a bélyegzőt, máris el fogja érni, hogy a munkatársai mindig nagyon vigyázzanak rá, hogy ne kerüljön illetéktelen kezekbe. Biztos Ön is tapasztalta már, hogy mindig jó, ha a dolgoknak gazdája van. Nem kell aggódnia, mi történik, ha a kollégák elveszítik, vagy rosszul őrzik a bélyegzőket.

Mert Ön előre tisztázta, ki a felelős.

Nem nagy ügy, 3 perc az életéből. És nyugodtan alhat.

Utóirat:

Ha még nincs minden munkatársának egyedi azonosítóval ellátott bélyegzője, kattintson ide.

Utóirat 2.:

Még egy halvány érv a bélyegzőnyilvántartás mellett ebben a cikkben.

Horváth Attila

Bélyegző Expressz
Minőségi bélyegzők, expressz gyorsasággal, garanciával!
1163 Budapest, Cziráki utca 26-32., Főépület, 1. emelet 115.

Telefon: 06 (1) 411 1212
Telefax: 06 (1) 411 1313
Nyitva tartás: (munkanapokon) 10 és 17 óra között

​www.belyegzoexpressz.hu