Amikor azt kérdezik, mivel foglalkozom, ezt szoktam válaszolni:

Ha Ön reggel arra ébred, hogy a déli szerződéskötéshez elfelejtette elkészíttetni a bélyegzőt, akkor a mi cégünknek az a dolga, hogy még a tárgyalás megkezdése előtt az asztalára tegyük azt. Ehhez Önnek semmi mást nem kell tenni, mint meg kell rendelnie a bélyegzőt webáruházunkban – kényelmesen, akár otthonról, a karosszékből, míg a reggeli kávét kortyolgatja.

Erre valóban képesek vagyunk (egyelőre csak Budapesten és környékén), és sok szerződéskötést mentettünk meg a biztos meghiúsulástól azzal, hogy expressz sebességgel házhoz vittük a bélyegzőt. De ahhoz, hogy egy pecsét hibátlan legyen, hibátlan megrendelésre van szükség.

A mostani olvasmány egy több, rövid tanulmányból álló sorozat első része. Ez a rész arról szól, milyen formai és tartalmi hibákat szoktak elkövetni a bélyegző megrendelése során – és hogyan lehet elkerülni ezeket. Olyan apró dolgokról lesz szó, amelyek később sok bosszúságot okozhatnak, ha nem a kellő körültekintéssel kezeljük őket.

Rövid leszek Nem lesz túl hosszú, érdemes elolvasni!

A bélyegző – a bélyegzőkészítők őszinte sajnálatára – nem kötelező, így kötelező szövegelemek sincsenek egy pecséten. Magyarul: ha Ön bélyegzőt rendel, senki nem szabhatja meg, hogy mit írjon rá.

Azért a dolog nem ennyire egyszerű. Nem azért használunk bélyegzőt, mert kötelező, hanem azért, mert praktikus.

Vannak ugyanis olyan helyzetek az életben, amikor dokumentumokat azzal hitelesítünk, hogy megadjuk a cégünk legfontosabb adatait. Tipikusan ilyen dokumentumok lehetnek például számlák, viszonteladói, beszállítói, bérleti szerződések, munkaszerződések, jegyzőkönyvek, banki okmányok – és még sorolhatnám.

A legfontosabb, hogy az ilyen iratokon minden olyan cégadatunk szerepeljen, amelyet ilyenkor kötelező feltüntetni. Ezeket írhatnánk kézzel is, de úgy sokáig tartana. Ezért használunk bélyegzőt.

Melyek tehát azok a cégadatok, amelyek feltétlenül szükségesek ahhoz, hogy egy hivatalos cégirat hiteles legyen? Ezeket ugyanis célszerű feltüntetni egy bélyegzőn.

A legelső – és magától értetődő – adat a cég neve. A második a cég székhelye. Ha van ettől eltérő telephely, akkor – a cégiratoktól függ, hogy ez milyen fontosságú cím – előfordulhat, hogy ezt is célszerű feltüntetni, de ez nem mindig kötelező.

A következő elengedhetetlen adat az adószám. És amire kevesen gondolnak: a cégjegyzékszám.

Van, aki a bankszámlaszámot is szereti ráírni a bélyegzőre – természetesen szíve joga, de ezt az adatot nem kötelező minden céges okmányon feltüntetni. Akkor lehet jelentősége, ha Önnek sokan fizetnek átutalással, és a bélyegzőn szeretné kiemelni a bankszámlaszámot – mert esetleg az iratokon nem szerepel, vagy nem elég feltűnően.

Nézzük a lehetséges hibákat!

1. A cégnév

Nem célszerű csupa nagybetűvel írni a cégnevet, hacsak Ön nem ezt találja esztétikusnak. A cégnevet akkor kell csupa nagybetűvel írni, ha a Cégbíróság ezzel az írásformával rögzítette a céges iratokban. Ebben az esetben Önnek nincs választása, a vállalkozás nevét úgy kell írnia, ahogy a Cégbíróság bejegyezte. Ha hibáztak, kérhet helyesbítést.

A leggyakoribb hiba, hogy a cégforma után nem tesznek pontot.

Helytelen formák:

Pitypangösszezavaró Bt

Pitypangösszezavaró Kft

Pitypangösszezavaró Zrt

Pitypangösszezavaró Nyrt

A fenti hibás alakok helyesen: Pitypangösszezavaró Bt., Pitypangösszezavaró Kft., Pitypangösszezavaró Zrt. vagy Pitypangösszezavaró Nyrt.

A "Zrt." és az "Nyrt." csak így helyes, a "ZRt." és az "NyRt." forma hibás.

2. A cím

A fenti cég – legyen a Pitypangösszezavaró Kft. – címe helyesen a következő lehetne:

1234 Budapest, Ló utca 7.

Az irányítószám után nincs írásjel, a helységnév után vesszőt teszünk, a házszám után pontot. Az utcanév rövidíthető az "u." alakkal, de helytelen az "ut." forma. Az "út" szót viszont nem kell – és nem is lehet – rövidíteni.

3. Az adószám helyesírása

Az adószám nagyon fontos adat, ha tévesen tünteti fel, abból sok bonyodalom származhat, ezért nagyon ügyeljen arra, hogy helyesen adja meg.

Az adószám formája: 12345678-0-00

Soha nem teszünk utána pontot.

Azaz: nyolc számjegy, kötőjel, egy számjegy, kötőjel, két számjegy. Ha közösségi adószámot ad meg, akkor a helyes írásmód:

HU 12345678

Ebben az esetben a kötőjeleket és a hozzájuk tartozó számokat nem kell megjeleníteni.

Hogyan ellenőrizze, hogy helyesen írta-e az adószámot?

A hosszú számokat kettesével kiolvasva kaphatjuk a legprecízebb eredményt. Először is számolja meg – komolyan! -, hogy megvan-e mind a nyolc számjegy, majd kettes csoportokban ellenőrizze a számjegyeket a kötőjelig. Utána már elég könnyű dolga lesz.

Ne mulassza el az ellenőrzést! A megrendelők 20 százaléka hibásan adja meg az adószámát. Ennek a 20 százaléknak a fele több vagy kevesebb számjegyet ad meg – ezt észre is vesszük, és jelzünk -, de a másik 10 százalék megfelelő mennyiségű számot ad meg, ám helytelenül. Érdemes tehát ellenőrizni!

4. A cégjegyzékszám

A cégjegyzékszám formája: 00-11-123456

Azaz: 2 számjegy, kötőjel, 2 számjegy, kötőjel, majd 6 számjegy. A cégjegyzékszám után sem teszünk pontot.

A cégjegyzékszám helytelen megadása ugyanolyan problémák elé állíthatja Önt, mintha az adószámot adta volna meg helytelenül, ezért célszerű ezt is az adószámnál említett módszerekkel ellenőrizni.

5. Bankszámlaszám

Ha cége bankszámlaszámát is megjeleníti, legyen nagyon körültekintő. Ha elírja, annak egyik bosszantó következménye akár az is lehet, hogy nem kapja meg a számlái ellenértékét, pedig üzletfele elutalta. Kínos egyeztetések elé nézhet, megsértheti időben utaló partnerét, és a végén még Önnek kell szívességet kérnie, hogy az illető cég, akár hetekkel a téves utalás után, amikor a banktól visszakapja az elküldött összeget, ismét utalja el azt a helyesbített bankszámlaszámra.

A bankszámlaszám nyolcas számblokkokból áll, melyeket kötőjel választ el egymástól. A legtöbb bankszámlaszám háromszor nyolc számjegyű, de nem ritka a kétszer nyolc számjegy sem (az APEH járulékokhoz kapcsolt számlaszámai például ilyenek).

Az első nyolcas csoport első 4 számjegye a bankot, a második 4 a bankfiókot azonosítja, a második 8-as számcsoport pedig a bankon belül az Ön egyéni számláját jelöli meg. A harmadik nyolcas csoportban szokták jelölni például egy cég számlájának alszámláit – ha ilyet használ – és itt jut hely egy ellenőrző kódnak is.

FONTOS!

Ha egy bankszámlaszám utolsó 8 számjegye mind nulla, ezt akkor is tüntesse fel a bélyegzőn, ha látszólag nincs jelentősége.

A bankszámlaszámot is célszerű nyolcas csoportonként külön is ellenőrizni, a jól bevált kettes csoportra bontással. (Tíz-tíz, harminckettő-tizennégy, kötőjel, negyven-huszonnyolc stb.)

A sorozat következő részében ennél izgalmasabb témát járunk körül. Arról lesz szó, hogyan teheti a bélyegzőt – ha már úgyis rendelnie kell egyet – marketing eszközzé.

Javaslom, iratkozzon fel a blogértesítőre, ha eddig nem tette volna meg. Kár volna lemaradni, nem igaz?

Horváth Attila

Bélyegző Expressz
Minőségi bélyegzők, expressz gyorsasággal, garanciával!
1163 Budapest, Cziráki utca 26-32., Főépület, 1. emelet 115.

Telefon: 06 (1) 411 1212
Telefax: 06 (1) 411 1313
Nyitva tartás: (munkanapokon) 10 és 17 óra között

​www.belyegzoexpressz.hu