Bélyegző Expressz
1163 Bp., Cziráki u. 26-32. (EMG Irodaház),
Főépület, I./115. | Tel.: +36 1 411 12 12
Nyitva: Hétfő-péntek 10:00-16:00 (Online 0-24)
A bélyegzők használatának 7 aranyszabálya
Ezekre figyeljen
A bélyegző használata nem ördöngösség, de van néhány dolog, amire fontos felhívnom a figyelmét. Ahogy a cégtábla használattal kapcsolatban is.
I. Kötelező-e a bélyegző?
Mivel valamiért a pecsétes iratokat tekintjük hitelesnek, az emberek többsége meg van győződve arról, hogy a bélyegző használata minden vállalkozás számára kötelező. Az igazság ezzel szemben az, hogy nem tudunk egyetlen jogszabályról sem, amely bárkit arra kötelezne, hogy cége adatait pont bélyegzővel vesse papírra. Azt azonban törvények szabályozzák, hogy hivatalos papírokon milyen cégadatokat kell szerepeltetnünk. Ezek a cég neve, székhelye, adószáma és cégjegyzékszáma (egyéni vállalkozóknál a vállalkozói igazolvány száma). De ezeket az adatokat bármivel írhatjuk: kézzel, géppel, akár írógéppel is, senki egy szót nem szólhat érte. Kivétel, ha az aláírási címpéldányon úgy nyilatkoztunk, hogy a céget akként jegyezzük, hogy az aláírásunk mellett a bélyegző lenyomatát is használni akarjuk. Mert akkor viszont kötelező. Méghozzá azt a bélyegzőt kell használnunk, amelyet a közjegyzőnél az aláírási címpéldányra nyomtunk.
A bélyegzőnek, szerintem, lassú halála lesz. A mozi nem ölte meg a színházat, a tévé a mozit, a videó a tévét (viszont a DVD, úgy tűnik, megölte a videót). A számítógép nem száműzte az irodából a papírt, és nem valósult meg a tisztán elektronikus iroda. A bélyegző is sokáig marad praktikus használati tárgyaink egyike. Ha pedig már használjuk, miért ne legyen szép?
II. Kötelező-e a cégtábla?
Míg bélyegzőt az használ, aki akar, a cégtábla bizony kötelező. És igen szigorúan szankcionálják, ha nem használja!
A törvény szerint minden vállalkozás köteles a székhelyét cégtáblával megjelölni. Ennek méretét, anyagát nem szabályozza semmi, de célszerű valami időtálló anyagot használni. Ha ugyanis a postás egymás után kétszer nem talál meg egy céget a NAV levelével, és „címzett ismeretlen” megjegyzéssel küldi vissza, vagy az adóhatóság emberei nem találják a céget a bejegyzett székhelyen, akkor a NAV a cég adószámát felfüggesztheti. És meg is teszi.
Mivel a cég erről nem tud – nem tudják értesíteni róla -, pár hét alatt törlik is az adószámát. Amit utána nagyon neház visszaszerezni (ha egyáltalán lehet). És az eközben kiadott és befogadott számlák sorsa… szóval nehéz elszámolni.
III. Mit kell feltüntetni egy bélyegzőn?
Mondhatnám, hogy semmit, hiszen a bélyegző nem kötelező (lásd 1. pont), de az a helyzet, hogy a hivatalos iratokon – amelyek kitöltéséhez a bélyegzőt hazsnáljuk – vannak bizonyos kötelező tartalmi elemek. Ha hivatalos okmányokhoz, számlákhoz bélyegzőt használ, ezeket az adatokat érdemes mindenképp feltüntetnie:
– a vállalkozás neve
– székhelye (pontos cím, irányítószámmal)
– adószám
– cégjegyzékszám
– egyéni vállalkozóknak a vállalkozói igazolvány száma
Van, aki szereti a bélyegzőn (is) feltüntetni a cége bankszámlaszámát. Ez ugyannem szükséges ahhoz, hogy egy iratot hitelesíteni lehessen, de jól jön, ha szeretné, hogy a vevő a számlán lássa, hová is kell utalnia. Ezt az adatot akkor a legcélszerűbb feltüntetni, ha kézi számlatömböt használ. A gépi számlákon automatikusan rajta van, de a „lapozós” számlatömbökhöz nagyon jól jön ez a sor a bélyegzőn.
Ha bankszámlaszámos bélyegzőt rendel, általában az alapadatokkal készített terméknél egy számmal nagyobb pecsétet szoktunk javasolni. Így a 24 számjegyet tartalmazó bankszámlaszám minden esetben olvasható nagyságban kerül a szöveglemezre. (Különben mi értelme lenne?)
Érdemes még figyelembe venni, hogy az előnyomott számlatömbbe csak bizonyos méretű bélyegzővel tud pecsételni, és ha annál nagyobb bélyegzőt készíttet, állandó küzdelem lesz a számlák hitelesítése. A Trodatnál a legnagyobb bélyegző, amelyet kényelmesen le tud nyomni egy számlatömbben, a Trodat 4912-es, de általában minden gyártóról elmondható, hogy az 5 sorra méretezett bélyegzői ilyenek.
IV. Mekkora bélyegzőt használjak? Mekkora legyen a lenyomat?
Ez mindenképpen attól függ, hogy milyen célra szeretné használni. A leggyakrabban használt cégbélyegzők 4-5 sorosak. Adattartalmuk: cégnév, székhely, adószám, cégjegyzékszám, esetleg bankszámlaszám.
Egyéb elérhetőségeket – pl. webcím, e-mail cím, telefonszám – további sorokban érdemes elhelyezni. Ha logót is szeretne tenni a bélyegzőre, akkor a leggyakrabban ez a szabály működik jól: nézze meg, hény sor szöveget szeretne a bélyegzőre tenni, válassza ki az annak megfelelő lenyomatméretű pecsétet (pl. egy 5 soros szöveghez a Trodat 4912 a megfelelő), és ha logót is szeretne hozzá, akkor válasszon eggyel nagyobbat, vagyis esetünkben a Trodat 4913-as, 6 soros bélyegzőt.
Ha bizonytalan, csak bátran kérdezzen a Bélyegző Expressztől.
Telefonszámunk: +36-1-411-1212 További elérhetőségeinket a „Kapcsolat” menüpont alatt találja.
V. Milyen színt használjak?
Nincsenek megkötések, de vannak szokások, és vannak technikai jellemzők, amelyeket érdemes szem előtt tartania.
Ha fekete színt használ, az szinte mindenhol jó lesz, de ha fekete színnel nyomtatott iratokat hitelesít, amelyeket később esetleg másolni fog, fontos lehet, hogy meg tudja különböztetni az eredetit a másolattól. Ilyenkor célszerű más színt használni.
Vannak hivatalok, akik tévesen bár, de a kellő befolyás birtokában úgy gondolják, hogy a fekete színű bélyegző lenyomat nem hiteles. (Pedig dehogyisnem.) Önnek ilyenkor lehetősége van süketekkel vitatkozni, vagy lehetősége van kék vagy egyéb színű bélyegző lenyomatot használni. Ugyanezek a hivatalok a piros színt is fejcsóválva nézik. Öné a döntés, mi azt mondjuk, a meddő vitákat egyszerűbb megelőzni, mint megnyerni. Használjon másik színt.
Említést érdemel még a piros szín. Egyes faxok, valamint néhány szkenner nem látja a piros színt. Ha Ön papír alapon utal a bankban, főleg, ha az aláírás minta mellé bélyegző lenyomatmintát is adott, a piros szín nem biztos, hogy jó választás.
Ha aláírás bélyegzőt használ, érdemes kék vagy lila színt választania – élethűbb a hatás. A fekete nem túl életszerű. Többnyire kék tollal írunk, ezt a hatást érdemes kelteni a bélyegzővel is.
Ha már aláírás bélyegző: FONTOS!!! Az aláírás bélyegző NEM hitelesítő eszköz! Csakis olyan iratokhoz használja, amelyek csupán információt közölnek, de nem igényelnek szigorú hitelesítést. Jól mutat egy DM levélen, egy céges körlevélen, üdvözlőlapokon, belső használatú iratokon, de alapszabály, hogy csak olyan iratokon használja, amelyekről elég, ha Ön ismeri el, hogy az aláírás az Öné.
Szerződésen SOHA ne használja!
VI. Használjak-e grafikát?
Nem győzöm eleget ismételni: nincsenek szabályok. Mivel a bélyegző nem kizárólagos hitelesítő eszköz (sőt!), inkább információhordozó, lehet értelme annak, hogy logót, egyéb ábrát tegyen rá. Nem egyszer hozott hozzánk vevőt a többszínű, logós vagy a QR-kódos bélyegzőnk, pusztán azért, mert feltűnő volt, és könnyű volt a számlák közül kikeresni.
Amennyiben a bélyegzőt hitelesítéshez használja – például garancialevelekhez, fontos okmányokhoz -, akkor mindenképpen érdemes a nehezebb hamísíthatóság érdekében grafikai elemeket is használnia.
Milyen legyen a grafika?
Érdemes figyelembe venni, hogy a bélyegző nem lézernyomtató – noha 1000 dpi felbontásban tudjuk készíteni a bélyegzőgumikat. Maga a bélyegző nyomólemeze ugyan részletgazdag, de a festéket mégiscsak egy szivacsszerű anyagból készült festékpárnáról veszi fel, így vannak korlátai. Egy fénykép – bár el tudjuk helyezni a bélyegzőgumin -, nem fog jól mutatni a lenyomaton. A grafika kb. egyí jó minőségű tintasugaras nyomtató lenyomatképének megfelelő minőségben fog látszani. Csak míg egy nyomtató árnyalatok megjelenítésére is alkalmas, addig egy bélyegző kizárólag 1 bites képet (fekete/fehér, valamilyen szín/fehér) képet tud megjeleníteni. Azaz a megjeleníthető ábra vagy vonalas, vagy foltokból összeállított kép lehet.
Ha a megfelelő grafika kiválasztásával kapcsolatban kérdései merülnének fel, kérjük, forduljon bizalommal irodánkhoz, örömmel segítünk Önnek!
Elérhetőrégeinket a „Kapcsolat” menüpont alatt találja.
VII. Használhatok-e körbélyegzőt vagy címeres bélyegzőt?
A bélyegző lenyomat formájára vonatkozóan nincsenek megkötések – csak az Ön fantáziája szabhat határt. Vagyis igen, körbélyegzőt minden további nélkül használhat.
A címerhasználatot azonban törvény szabályozza. Részletesen a 2011. évi CCII. törvény rendelkezik róla. Ennek 5.§-a kimondja, hogy a címert „Természetes személy a foglalkozásának, hivatásának gyakorlása során, szervezeti jelképként vagy ennek részeként a címert nem használhatja. Törvény vagy törvény felhatalmazása alapján jogszabály személy vagy személyek meghatározott csoportja tekintetében ettől eltérően rendelkezhet.”
Ez elég világos beszéd. Vagyis hiába, hogy a megrendelő nemzeti érzelmű, nem készíthetünk egy magáncégnek címeres bélyegzőt. Illetve mi még csak elkészíthetjük, de ő nem használhatja fel.
Még a helyi önkormányzatok sem mindig használhatják – ha van ilyen – a nemzetiségi címerüket, ha a jogszabály egyébként az állami címer használatát rendeli el. Nem is gondolnánk, hogy ez miylen szigorúan szabályozott terület.
